Die sogenannte Verhandlungsvergabe (ehemals „Freihändige Vergabe“) ist ein relativ unkompliziertes Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge. Wir als Seminar-Anbieter haben es in den meisten Fällen mit genau diesem Verfahren zu tun. Deshalb möchten wir Ihnen mit diesem Artikel einen knappen Überblick darüber geben, was Sie als Vergabestelle bei diesem Verfahren beachten sollten. Unsere Tipps und Dokumente verstehen sich allerdings nur als Hilfestellung für die Vorbereitung einer Ausschreibung und werden ohne Gewähr auf juristische Korrektheit und Vollständigkeit angeboten.
Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass die geplante Ausschreibung als Verhandlungsvergabe durchgeführt werden kann. Hierfür finden Sie in der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) eine Reihe von möglichen Gründen. Der entscheidende ist folgender: Aufträge mit einem Auftragswert von maximal 25.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) können immer über eine Verhandlungsvergabe vergeben werden. 2020 wurde dieser Wert sogar auf 100.000 Euro erhöht – um Verhandlungsvergaben während der Corona-Pandemie zu erleichtern.
Sie müssen mindestens drei Bieter*innen dazu auffordern, ein Angebot abzugeben oder an Verhandlungen über den geplanten Auftrag teilzunehmen. Sie sollten bei verschiedenen Vergaben zwischen den Unternehmen wechseln. Infrage kommen jedoch nur geeignete Unternehmen – also solche, bei denen Sie nicht schon vorher wissen, dass diese für den Auftrag gar nicht geeignet sind. Wenn Sie diese Eignungskriterien vorher nicht feststellen können, dürfen Sie mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe auch Nachweise verlangen.
Die Vergabeunterlagen bilden das Kernstück Ihrer Ausschreibung. Diese Dokumente schicken Sie den zuvor ausgewählten Bieter*innen zu und fordern sie somit dazu auf, ein Angebot abzugeben. Die Vergabeunterlagen bestehen in der Regel aus drei Elementen, die wir weiter unten näher erläutern: dem Anschreiben als Aufforderung zur Angebotsabgabe (a), der Eigenerklärung zum Nachweis der Eignung der Bieter*innen (b) sowie der Leistungsbeschreibung (c).
a) Aufforderung zur Angebotsabgabe
Im Anschreiben sollten Sie folgende Punkte unterbringen:
- den Titel der Veranstaltung
- die Adresse, unter der die Angebote eingereicht werden sollen
- den Schlusstermin für den Angebotseingang
- die Bindefrist, bis zu der Bieter*innen an ihr Angebot gebunden sind
- einen Verweis auf die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)
Diese Punkte sind alle in unserem kostenlosen Beispiel-Anschreiben enthalten. Die Textbausteine darin können Sie gern für Ihre Anschreiben verwenden.
b) Eigenerklärung
Mit diesem Dokument erklären die Bieter*innen, dass diverse Ausschlussgründe für die Ausschreibung nicht vorliegen.
Ein Beispiel für diese Eigenerklärung finden Sie hier zum Download. Auch hier gilt: Die Textbausteine darin können Sie gern für Ihre Anschreiben verwenden.
c) Leistungsbeschreibung
In der Leistungsbeschreibung wird die Dienstleistung näher definiert. Hier führen Sie zum Beispiel folgende Punkte näher aus:
- Ziel und Zielgruppe der Veranstaltung
- Dauer und Termin der Veranstaltung
- Anforderungen an die Inhalte der Veranstaltung
- Spezifische Leistungsanforderungen an den Auftragnehmer
- Zuschlagskriterien
Ein Beispiel für eine Leistungsbeschreibung finden Sie hier zum Download. Es gilt wieder: Sie können die Textbausteine gern verwenden.
Um die Angebote zu prüfen und zu werten, müssen Sie diese 5 Punkte berücksichtigen:
- Zunächst prüfen Sie, ob die Angebote vollständig sind und fachlich sowie rechnerisch richtig. Sind Angebote formal oder inhaltlich mangelhaft, werden sie ausgeschlossen. Um die wichtigen Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung einzuhalten, sollten Sie allerdings fehlende oder unvollständige Unterlagen nachfordern. Dazu gehören zum Beispiel Eigenerklärungen, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise.
- Als nächstes prüfen Sie die Eignung der Bieter anhand der festgelegten Eignungskriterien. Dabei geht es vor allem darum, dass keine wichtigen Ausschlussgründe vorliegen.
- Im dritten Schritt prüfen Sie, ob der angebotene Preis angemessen ist für die Leistung. Angebote, die ganz offensichtlich im Missverhältnis zur Leistung stehen, werden ausgeschlossen. Falls der Preis ungewöhnlich niedrig erscheint, muss das Angebot nicht sofort ausgeschlossen werden – Sie müssen den Bieter aber darum bitten, den Preis zu begründen.
- Schließlich wählen Sie aus verbleibenden Angeboten das beste aus: Dazu prüfen Sie, ob die geforderten Zuschlagskriterien erfüllt sind und tragen das Ergebnis in eine Bewertungsmatrix ein (kostenloses Beispiel zum Download), die sie auch dokumentieren sollten. Nun wird alles mit der vorher festgelegten Gewichtung verrechnet – am Ende erhalten Sie das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Dieses Angebot erhält schlussendlich den Zuschlag.
- Sie müssen alle Schritte des Vergabeverfahrens dokumentieren. Insbesondere sollten Sie dabei die einzelnen Entscheidungen begründen. Dokumentation, Angebote und alle weiteren Anlagen sind für mindestens 3 Jahre ab dem Tag des Zuschlags aufzubewahren.
Worauf müssen Sie bei den Zuschlagskriterien achten?
Jede Ausschreibung muss unter dem Gebot der „Wirtschaftlichkeit“ stehen. Das bedeutet nicht, dass immer das günstigste Angebot gewinnt – vielmehr gewinnt das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Dennoch ist der Preis als Zuschlagskriterium immer verpflichtend. Sie können allerdings weitere Kriterien wie Qualität, Zweckmäßigkeit oder soziale Merkmale hinzufügen. Wichtig: Sie müssen immer einen Bezug zum Auftragsgegenstand haben. Wenn Sie neben dem Preis noch weitere Kriterien berücksichtigen möchten, muss der Preis in der Gewichtung mindestens 30 Prozent ausmachen. Die Gewichtung der Kriterien muss in Ihren Vergabeunterlagen klar ersichtlich sein. In unserem Beispiel für eine Leistungsbeschreibung werden insgesamt vier Kriterien genannt, auf die es ankommt.