Gelingende Kommunikation in Behörden, Politik, Unternehmen und Verbänden ist anspruchsvoll. Sachtexte müssen hier vielfältige Funktionen erfüllen: Informieren, Überzeugen, Anleiten zum Handeln etc. Um diese vielfältigen Anforderungen zu erfüllen, müssen zwei Künste zugleich gemeistert werden: das Schreiben und das Gestalten von Texten. Im Folgenden wird dargestellt, wie wir diese hohen Ansprüche an Texte zu erfüllen versuchen.
Schreiben
Professionell geschriebene Sachtexte zeichnen sich dadurch aus, dass sie bestimmte vorteilhafte Eigenschaften besitzen. Welche das sind, darüber streitet die Wissenschaft seit mindestens einem Jahrhundert. IMKIS hat selbst ein Bewertungsraster entwickelt, das diese Aspekte möglichst pragmatisch und einprägsam darstellt: das PELIKAN-Konzept. Nach diesem Konzept bewerten wir Texte – und an diesen Kategorien müssen sich auch unsere eigenen Texte messen lassen. Die Aspekte (von P bis AN) sind folgende:
Prägnanz: Die Texte enthalten das, was auf das Kommunikationsziel einzahlt – nicht mehr und nicht weniger. Sie entsprechen genau dem, was bei der Aufgabenstellung verlangt war, und akzentuieren das, was man sich inhaltlich unbedingt merken muss. Außerdem differenzieren sie nach den Reflexionsdimensionen: der Informations-, der Bewertungs- und der Handlungsebene.
Einfachheit: Die Texte sind leicht verständlich geschrieben. Ihr Wortschatz ist an die Adressatengruppe angepasst und ihre Syntax einfach und leicht zugänglich. Wie einfach Texte formuliert sind, lässt sich näherungsweise durch mathematische Formeln kontrollieren. IMKIS hat dazu eine eigene Formel entwickelt, die über den Textometer kostenlos und ohne Anmeldung genutzt werden kann.
Logik: Die Texte sind klar gegliedert und logisch aufgebaut. Sie verwenden eine sinnvolle Abfolge der Informationen und kennzeichnen diese optisch zum Beispiel durch Kapitel, Überschriften, Abschnitte und Absätze.
Interessante Darstellung: Die Texte sind konkret und plastisch formuliert. Sie verwenden anschauliche Beispiele und Metaphern, um komplexe Sachverhalte verständlich zu machen.
Korrektheit: Die Texte sind sowohl inhaltlich als auch orthografisch und typografisch korrekt geschrieben. Darüber hinaus sind sie idealerweise sprachlich fair, enthalten also keinerlei diskriminierenden Ausdrücke oder Elemente politischer Inkorrektheit.
Angemessenheit: Die Texte sind an die jeweilige Kommunikationssituation, die Zielgruppe, den Inhalt und die Textsorte angepasst und passen auch zur eigenen Organisation. Sie berücksichtigen den formalen Rahmen, die Bedürfnisse der Leserschaft und die Intentionen des Autors bzw. der Autorin.
Je nach Textsorte können weitere Anforderungen hinzukommen. So müssen zum Beispiel Informations- und Entscheidungsvorlagen („Management summarys“) präzise und fundiert argumentieren, während Vermerke knapp und stichpunktartig nur die wichtigsten Informationen festhalten. Berichte und Protokolle sollten den Sachverhalt objektiv und detailliert wiedergeben. Positionspapiere und Reden müssen die eigene Position klar und überzeugend darlegen, während Analysen und Studien komplexe Sachverhalte möglichst objektiv und analytisch aufbereiten sollen.
Gestalten
Die Gestaltung von Sachtexten ist ebenso entscheidend wie das Schreiben selbst. Wir unterscheiden bei der Gestaltung in zwei Bereiche:
Makrolayout: Die Strukturierung eines Textes durch Kapitel, Überschriften, Abschnitte und Absätze hilft dabei, die Informationen übersichtlich und nachvollziehbar zu präsentieren. Die Verwendung von Einrückungen, Bebilderungen, Infografiken und Informationskästen kann zusätzlich dazu beitragen, komplexe Daten anschaulich zu machen und ein intuitives Verständnis zu fördern.
Mikrolayout: Auch das Mikrolayout hat einen signifikanten Einfluss auf Lesbarkeit und Wirkung eines Textes. Hierzu zählen Auszeichnungen und Hervorhebungen wie Fettungen, Unterstreichungen und Kursivsetzungen, die bestimmte Informationen hervorheben und die Aufmerksamkeit der Leserschaft lenken. Die gezielte Verwendung von Farben und geordnete Auflistungen durch Bulletpoints, Ziffern oder Buchstaben tragen ebenfalls zur Klarheit und Verständlichkeit von Texten bei.
Die Kombination aus strategischem Schreiben und durchdachter Gestaltung ist entscheidend für gute Texte in Behörden, Politik, Unternehmen und Verbänden. Am Ende macht erst das Zusammenspiel professionellen Schreibens und Gestaltens unsere Texte zu effektiven Kommunikationsinstrumenten. Ein gut geschriebener Text kann Wunder bewirken, eine kluge visuelle Struktur kann seine Verständlichkeit und Attraktivität noch erheblich steigern. Beide Aspekte ergänzen sich und sind für eine erfolgreiche Kommunikation unerlässlich.